イベント会社から、キャバリアフェスティバル2018中止に関しての経緯及び返金の連絡が来ました。
今回の記事についてはあくまで私個人の意見であり、せっかくの楽しいイベントを台無しにしないためにどうすれば良かったのかなぁと、もし自分がイベント会社で決定権のある人物だったらどう対応していたのか考えてみました。
つまらないと思う方は今回に限りスルーしてください(^^;)
[mokuji]
キャバリアフェス2018中止までの経緯
このブログをはじめて読んで頂ける方のために、今一度時系列で整理したいと思います。
10月25日(木)PM10時：開催2日前
「キャバリアフェスティバル開催決定のお知らせ」という題名でメールが送られてきました。
この週初めの週間天気予報では、キャバリアフェス2018が開催される10月27日(土)は雨予報でしたので、イベントに参加される皆さんも気が気でなかったでしょう。
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しかし、様々な天気予報の(10月25日18:00時点の)データから、一時的に前線が通るため、軽度の雨が降ることが予想されます。つきましては、雨具(レインコート・長靴)やタオル、お着換えの準備をお願い致します。
※傘よりレインコートをお勧めします
※予想以上に激しい雨が降った場合、施設側判断で途中中止の可能性もございます
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メール原文のまま。
ふむふむ、なるほど。少々の雨が降りそうだから傘じゃなくてレインコートの方が良いということですと。ちなみに私たちは「なんとかなるだろう」ということで、レインコートを買いませんでした。(というより買い忘れていた・・・)
しかし、イベント途中で続行不可能だと施設側が判断する激しい雨が降ったら中止の可能性もあるよと。あくまでイベント途中という認識です。
この通知により、「よっしゃー、開催や！！キャバフェス開催やーーー！！」と、プロゴルファー猿の方言ばりに叫んだ私ですが、同じように歓喜された方が大勢いらっしゃったことでしょう。
10月26日(金)：AM10時9分：開催前日
「ついに！明日開催cavalier FES！」
念押しのようにキャバリアフェス2018開催前日にメールが送られてきました。
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いよいよ明日の開催となりました！
キャバリアフェスティバルに向けてお出かけの準備は整いましたでしょうか。
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メール原文のまま。
横浜高校を卒業した松坂大輔が西武ライオンズに入団した1年目、イチローから三連続三振を奪った際にコメントした、
「自信が確信に変わりました」
まさに、私も明日キャバリアフェスが開催されることに対して、
「自信が確信に変わりました」
10月27日(土)：AM9時3分：開催当日
「キャバリアフェスティバル2018中止につきまして」
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本日開催のキャバリアフェスティバル2018ですが、荒天のため会場の状況と参加者の安全を考慮し、止む無く中止と判断をさせていただきました。
キャンセルのご返金についてなどの詳しいご案内につきましては、後日ご連絡をさせていただきますので、大変申し訳ございませんがお待ちいただきますようお願いいたします。
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メール原文のまま。
但し、キャバリアフェスティバル自体は中止ですが、
・既に会場付近にいらっしゃる方については会場内に入場できる
・お店の出店は道沿いで車上販売する
とのこと。
というわけで、せっかく会場の近くにいるし、入場できるのなら参加しようということで現地に向かいました。
受付で入場手続きをする際に、スタッフの方からは、
「後日運営会社から返金させて頂きます」とのこと。
しかし、まぁまぁの参加者でごった返していたので、中止とはいうものの通常開催と同じに近い感じだったので、奥さんとは「結局、お金徴収されるかもねー」と話していました。
10月29日(月)：PM10時
「キャバリアフェス2018 荒天中止によるご返金申込のご案内」
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ご返金のお手続きを行わせていただきたいのですが、実は当日ご来場いただいた方の施設使用料やキッチンカーのランチ代、その他準備などの費用がかなりの額になっております。
弊社としましては今後も開催できるよう努力いたしますので、可能でしたら皆様のご理解とご協力をお願いできればと思っております。つきましては、皆様のお気持ちで返金額を20％～80％からご選択いただければと考えております。
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メール原文のまま。
そして返金率については以下の通り。
A:ご来場いただかなかった、または受付せずに帰られた方：80%のご返金いたします。
B:ご来場いただいた方：20％～80％の間でご納得のいただくご返金率をお選びください。その際にランチチケットのご利用の有無をご選択後、お手続きを進めて下さい。
以上となります。
イベントが中止されたので、東京駅からバスで向かっていた参加者様たちは泣く泣く途中で引き返されたそうです。
直前の判断だったので、イベント会社も参加者を思っての苦渋の決断であったと思います。
キャバリアフェスはオフィシャルでは中止、しかし、現地では事実上の開催。
だから参加しなかった方も、諸々費用がかかっちゃったから少しは負担してね・・・ということです。
「うそーーーーーん？！」
最悪の想定ができていなかった
というわけで、イベント会社は参加されなかった方からもいくばくか徴収しようとされているわけですが、中止と聞いて参加されなかった方々はご納得されるのでしょうか。
私だったら納得しません。
前置きでも書きましたが、ここからはあくまで私個人の意見です。
どうすればベターだったのか、私がイベント会社だったらどのように対応するのか考えてみました。
それでは。
屋外イベントであれば、雨が降るということは想定内でなければいけないし、更に最悪の想定をしておかなければいけないと思います。
数日前の天気予報は雨であったし、雨雲レーダーを見ればある程度は会場の状況がどうなるか把握できるはずです。
イベント会社のブログで、「当日の運営方針が2転3転した経緯について順にご説明」がされていましたが、少し言い方がキツいですが、どう読んでもただの言い訳にしか聞こえないのです。
最悪の想定をせずに計画、準備していないから判断が2転3転したのだろうし、希望的観測で判断せずに、これは可能、これは不可能と出来ることと出来ないことを判断できれば良かったのではないかと思います。
開催か中止か、全てがあいまい
「48時間前の天気予報で決定する」ことにしていたにもかかわらず、当日の8時頃でも現地は豪雨だったため、中止を決定されたとのこと。
では初めから当日の8時～9時に最終決定で良かったのではないでしょうか。
いやいや、もうバスもチャーターしているし、前泊している方もいるし、当日の直前に決定はダメでしょ！！と言われるかもしれません。
しかし、2日目に最終決定しておいて、やっぱり雨降ったから当日中止という方がダメでしょう。
天気予報が雨で当日にならないと判断できないのなら、正直に「当日の○時に決定します」で良かったと思います。
会場の地面は芝生や土もあり、水はけの問題もあったと思うので、48時間前の天気予報では判断できないことぐらいはわかると思います。
また、雨天中止の場合の返金等、申し込み時の規約に記載があれば良かったですね。
参加されなかった方からも20％徴収
とはいえ、イベント会社も、キャバリアを愛する参加者たちの楽しい笑顔、キャバリアちゃんたちの楽しい笑顔を見たくて仕事をされていたと思います。
そこは本当に感謝です。
実際、現地では中止であったものの、参加された方々にはなんとか楽しんで帰ってもらおうと努力されていたのも伝わってきました。
しかし、なぜ参加されなかった方々から20％徴収するのでしょうか。
これは全く意味不明です。
その「20％」がイベント会社にとっての信用が左右されませんか？
また、参加された方も参加されなかった方と同じ「20％」徴収を選ぶことができます。
参加されなかった方々は納得されるでしょうか？
ちなみに私は、参加されなかった方と同じ「20％」徴収を選んではいませんよ！！
まとめ
何とも後味の悪いイベントになってしまいましたね。
イベント会社、そしてスタッフさんも一生懸命イベント成功に向けて頑張っていたと思うので、何とも残念です。
私だったら、当日開催2時間前に開催か中止を判断、決定し、
雨のため開催できないイベントもありますが、準備したものもあるときちんと説明し、
中止ではありますが、70％のご負担をお願いできるのであれば、ご来場ください。
なお、参加されなかった方には100％返金致します。
そうするかなぁ。
※あくまで私個人の一意見なので、この件に関してのクレーム、誹謗中傷は一切お断りさせて頂きます。
とにかく、イベント会社は今回の件を糧にして、これからポジティブにアゲアゲで行ってほしいです。
素晴らしい企画をされている会社さんですからね、応援しています！！
素晴らしい出会いもありましたし、何よりコジロウも喜んでいましたし。
ただ、せめて参加されなかった方々への対応はもう少し検討頂ければなと思います。
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